Le phénomène Internet du moment a pour nom réseau social. Des réseaux comme Facebook ou Twitter font chaque jour de nouveaux adeptes et on estime désormais qu’un internaute sur cinq est un usager de ce nouveau medium.

Cette proportion élevée d’adeptes de la communication en réseau a pour corollaire une proportion de plus en plus importante de collaborateurs dans l’entreprise qui cherchent logiquement à utiliser ces outils dans un cadre professionnel.

On estime ainsi que 70 % des utilisateurs de Facebook (comptant plus de 350 millions de membres) se connectent depuis leur bureau. Beaucoup de ces utilisateurs se servent de cet outil pour échanger des messages qui échappent de fait au contrôle qu’exercent normalement les serveurs de messagerie de l’entreprise.

Nombreux sont les dirigeants qui s’alarment devant la progression de ce phénomène, qui craignent l’impact de ces instruments sur la productivité de leurs collaborateurs et qui préconisent en  conséquence un bannissement pur et simple de l’outil. De fait, aujourd’hui une entreprise sur deux aurait effectivement proscrit l’utilisation du réseau social.

Cette attitude rappelle les réactions initiales de nombreuses entreprises devant l’irruption de nouveaux moyens de communication. Il fallut longtemps avant de banaliser l’usage du téléphone dans de nombreuses sociétés, il en fût de même plus récemment concernant l’accès à Internet ou encore pour réguler l’utilisation de la messagerie instantanée. La question de l’usage du réseau social s’inscrit donc dans une série de ruptures similaires qui finissent par se fondre dans un nouveau cadre de fonctionnement une fois les enjeux compris et quelques jalons posés.

Il paraît en effet difficile de lutter contre le courant. Quand l’exemple vient de la présidence de la république (Facebook), quand de nombreux  politiques se mettent à Twitter ou à bloguer, il devient impossible de disqualifier un phénomène en le cantonnant à une classe d’âge.

Les réticences observées tiennent pour une grande part à une méconnaissance de ce que sont les réseaux sociaux, sachant qu’il en existe un grand nombre destinés à des publics et des usages différents.

La bonne attitude pour les entreprises consiste sans doute tout d’abord à se pencher sur le phénomène pour en comprendre les caractéristiques et la dynamique.  Une fois passé cette phase de découverte, il sera alors possible de faire le tri entre les différents réseaux avant de définir un cadre et des règles d’utilisation dans le contexte professionnel.

Il serait dommage de se priver du potentiel de ces outils. Le réseau social peut s’avérer être une mine de contacts et d’informations insoupçonnées. Selon une étude réalisée par Sage, près de 20 % des dirigeants de PME utilisent cet outil  pour trouver des prospects ou des partenaires commerciaux et certains de ces dirigeants animent une communauté de clients ou d’utilisateurs de leurs produits.

Il s’agit également de comprendre que l’utilisateur du réseau social en entreprise diffère de l’usager d’un réseau grand public. C’est toute la différence entre l’usager de Facebook et celui de Linkedin ou de Viadeo.

La différence entre ces deux profils tient à la motivation qui sous-tend l’usage de l’outil. En entreprise la motivation réside dans le désir de partager et de communiquer de l’information.

Un réseau comme LikedIn compte 50 millions d'utilisateurs professionnels dont 11 millions en Europe. Après avoir fait l’acquisition d’une partie de son capital, SAP utilise Linkedin pour recruter activement des partenaires commerciaux. SAP compte à lui seul plusieurs dizaines de milliers de consultants utilisant ce service.

En participant à des forums professionnels, les collaborateurs de l’entreprise travaillent à son image de marque et à sa crédibilité. Le réseau social est également un excellent outil de recrutement.

De fait, le réseau social joue un rôle qui devrait au moins partiellement être celui du portail intranet de l’entreprise ou encore celui de sa plateforme de collaboration. Il constitue une alternative plus souple et plus ludique pour mettre en œuvre du partage de connaissances.

En l’absence d’une réelle plateforme de collaboration, le réseau social peut être analysé comme un marqueur du besoin d’un outil de ce type.

Les éditeurs de plateformes de collaboration ne s’y trompent pas qui étendent régulièrement les services de leurs produits pour y inclure de plus en plus d’outils s’apparentant aux réseaux sociaux.

C’est le cas notamment de Microsoft avec SharePoint et notamment de la version 2010 attendue dans quelques mois qui va apporter de nombreuses nouveautés dans ce domaine. C’est également vrai de Lotus Notes chez IBM. Notons enfin l’arrivée de nouveaux acteurs spécialisés dans le développement d’outils pour l’entreprise comme la société française BlueKiwi qui réalise une belle percée, y compris en dehors de l’hexagone.

Considérant les bénéfices potentiels de ces outils, de plus en plus de dirigeants se dirigent vers une politique d’incitation d’un usage encadré de réseaux sélectionnés.

Il s’agit de définir des règles d’utilisation et de donner des objectifs à l’utilisation du réseau social dans le cadre professionnel.

Une telle politique vise à mettre l’usage du réseau au service de l’entreprise en contribuant à son image, à la mise en place de collaborations informelles,  à la communication et à l’animation de communautés liées à l’entreprise.

Il faudra sans doute quelques années pour faire entrer le réseau social dans les mœurs de la plupart des entreprises mais ce décalage, comme on l’a vu, n’a rien de nouveau.